Aviseringsfönstret består av tre flikar:
•Meddelande.
•Mottagare.
•Tidsintervall.
Genom att välja Egen skapar du ett nytt meddelande från början.
Genom att välja någon av de färdiga mallarna som skapats på administrationsfliken kommer du att använda förberedda mallar som kan redigeras efter aktuella behov.
1.Skapa antingen ett eget meddelande eller använd en färdig mall:
•Skapa ett eget meddelande:
a.Välj Egen i rullgardinsmenyn.
b.Tryck på det gröna plusset 
och välj aviseringskanal:
▪SMS
▪Brev
▪E-post
▪XML
Meddelanden kan förberedas för flera aviseringskanaler samtidigt genom att trycka på det gröna pluset igen.
c.Skriv ditt meddelande. De röda fälten är obligatoriska.
•Skapa ett meddelande med hjälp av en färdig mall:
a.Välj en färdig mall i rullgardinsmenyn.
|
Det är möjligt att redigera mallen vid behov genom att trycka på ikonen Redigera |
2.Tryck 
för att spara.
3.Tryck Skicka. I fallet med ett brev visas fönstret för att spara PDF:en efter att du tryckt på Skicka.
|
Du kan Ångra ändringar |
|
När du skickar Brev genereras en PDF. Om många kunder ska aviseras kan du trycka på Avbryt för att låta PDF:en genereras i bakgrunden och fortsätta arbeta med andra uppgifter. Den färdiga PDF-filen kan sedan hämtas under fliken Aviseringsbrev PDF i aviseringens attributformulär. |
Fliken Mottagare
I fliken Mottagare kan du se listan över mottagare av meddelandet uppdelad i Nåbara, Ej nåbara och Borttagna.
I flikens rubrik finns siffror inom en parentes (Nåbara/Ej nåbara).
Varje grupp som har mottagare kan expanderas.
Kolumnerna Levererbara och Ej levererbara visar aviseringskanalerna för vilka meddelandet förbereddes i fliken Meddelande och anger om det är möjligt eller inte att skicka ett meddelande via en given kanal. Kolumnen Saknad data visar vilken data som saknas för varje kund för att kunna skicka meddelanden.
Kolumnerna som ska visas i fönstret kan slås på eller av via triangelikonen 
. Genom att trycka på rubrikerna i de olika kolumnerna kan du sortera mottagarna.
Ändra kundattribut
Ändringen av attribut kommer att vara synlig i aviseringsfunktionen efter att du har sparat ändringarna i förändringssetet.
Attributen för SMS och E-post är Ja eller Nej och visar om det är möjligt eller inte att skicka meddelanden som motsvarar attributet.
1.Högerklicka på den kund du vill redigera och välj Visa/ändra attribut.
2.Redigera och tryck Verkställ.
3.Tryck OK.
4.I menyraden, välj Arkiv > Posta....
Ta bort kunder
Denna funktion flyttar valda mottagare till gruppen Borttagna.
1.Högerklicka på den kund du vill ta bort och välj Ta bort.
Lägg till kunder
1.I gruppen Borttagna, högerklicka på den kund du vill lägga till och välj Lägg till.
Fliken Tidsintervall
Fördefinierade variabler kan användas när du skriver ett meddelande. För datum- och tidsvariabler måste du definiera attributen Datum från och Datum till. Annars visas dessa variabler i rött i det förberedda meddelandet och sändningen av meddelandet blockeras (knappen Skicka är inaktiv).
Om avbrott är schemalagt över flera tidsintervall, kan tidsintervallsvariabeln användas flera gånger i ett meddelande.
Tidsintervallsvariabeln kan ha värden ifyllda i sektionen Tider i Operator:
1.Välj Operator > Visa/Dölj Operator.
2.I sydpanelen, välj Avbrott.
3.Välj raden med det avbrott du vill kolla.
4.I östpanelen, välj Info > Avbrott.
5.Kontrollera värdena i sektionen Tider.
Det finns fält för Planerad starttid, Planerad sluttid och den faktiska tiden för händelserna Starttid och Sluttid. Om händelsen ännu inte har inträffat anges inte Starttid och Sluttid, då tar de variabla tidsintervallen Planerad starttid och Planerad sluttid.
Meddelande om avslutat arbete för en frånkoppling kan skickas tills avbrottets stadie ändras till Avslutat.