Tekniken med Inkorgar är ett sätt att gruppera användare i systemet. En användare kan tillhöra ingen, en eller flera inkorgar. Inkorgarna används för att tilldela ansvar i Aktiviteter. När en aktivitet ”ägs” av en inkorg innebär det att alla gruppens medlemmar har möjlighet att se, och ”ta ägarskap” av denna aktivitet. Detta används också för aktiviteter i Organizer Webmap som då blir synliga för hela gruppen till dess att en av dess medlemmar ”tar jobbet”. Tekniken är därmed användbar i organisationer som har arbetssättet att jobben tilldelas en grupp som sedan tar ansvar för sin egen arbetsfördelning. Gruppens medlemmar ”tar” de inkommande jobben från en lista med aktuella jobb, en Inkorg, därav namnet ursprungligen.
Skapa inkorgar och ge dem medlemmar
|
För att kunna se och använda en ny konfigurerad inkorg för tilldelning av ansvar i en aktivitet kan det i vissa fall krävas en omstart av klienten. Det beror på att detta delvis hanteras i systemets cache. Om inkorgen inte omedelbart syns vid försök till användning, prova denna åtgärd innan annan felsökning görs. Det händer även att inkorgens namn visas som ett kodvärde (heltal) och inte som text. Även detta åtgärdas med en omstart av klienten. |
|
Ett alternativ till att starta om klienten enligt ovan kan vara att uppdatera servern: 1.Välj Administration > Kodlistor > Kodlistehanteraren. 2.Tryck på knappen Uppdatera servern. 3.Stäng kodlistehanteraren och kontrollera om namngivningen för den nya inkorgen visas korrekt i aktivitetens ägarinformation. |
Skapa ny Inkorg
1.Välj Organizer > Visa/Dölj administration.
2.Välj fliken Inkorgar.
3.Tryck på Skapa ny inbox 
. En dialog öppnas.
Alternativ i dialogen för att skapa ny inkorg
Namn |
Att ange ett namn på inkorgen är obligatoriskt. |
E-post |
Ange en epost-adress för inkorgen så skickas ett mail till adressen om inkorgen till exempel skulle bli ägare av en startad aktivitet. Detta fungerar alltså på samma sätt som om en användare skulle vara ägare till aktiviteten. Om e-post används så är adressen vanligen en gruppmailadress där de olika medlemmarna i inkorgen sedan konfigureras för att kunna ta emot e-post som går till gruppadressen. Konfigureringen sker utanför dpSpatial som del av organisationens allmänna e-posthantering. |
Mobiltelefon |
Ange ett mobilnummer för att kunna använda dig av sms-funktionaliteter. |
Använd medlemmarnas e-post |
Skicka även e-post direkt till medlemmarna. Du som inloggad får ingen e-post när du gör en ändring. |
Medlem |
Här kan du lägga till fler medlemmar som ska tillhöra inkorgen. |
Radera inkorg
1.Välj Organizer > Visa/Dölj administration.
2.Välj fliken Inkorgar.
3.Fyll i önskade sökkriterier och tryck Sök.
4.Välj önskad inkorg i listan och tryck Radera inbox 
.
Skapa rapport för inkorgar
1.Välj Organizer > Visa/Dölj administration.
2.Välj fliken Inkorgar.
3.Fyll i önskade sökkriterier och tryck Sök.
4.Tryck Skapa rapport från sökresultat 
.
5.Välj om du vill Exportera till kalkylblad eller Exportera till PDF.
Sätt en inkorg som ägare av en aktivitet
1.Sök fram en redan existerande inkorg eller skapa en ny.
2.Markera inkorgen. Östpanelen öppnas.
3.Ändra till den önskade epost-adressen i fältet E-post och tryck på Spara.
4.Sök ut t.ex. en aktivitet.
5.Ändra fältet Ägare i östpanelen till din nyss ändrade inkorg.
6.Starta aktiviteten och tryck på Spara.
7.Ett mail kommer till den inskrivna mailadressen.