Administration > Menyreferens > Administration

Användarhanteringen är uppdelad på tre flikar:

•Användare

•Roller

•Avdelningar

Konfigurering av kundspecifika kolumner vid användning av Ny, Ny av samt Redigera är möjligt, då kommer fliken Kundspecifik information att läggas till. Kontakta kundansvarig eller Digpro Support för mer information.

Om en användare som ska raderas har förändringsset med ändringar i som inte är postade så öppnas ett varningsfönster som listar användarens alla förändringsset samt hur många ändrade objekt det finns i varje förändringsset.

Det är med extrem försiktighet som radering av en användare där förändringsset inte är tomma ska genomföras. Raderingen kan INTE ångras och raderingen tar bort användaren och användares SAMTLIGA förändringsset ångras och raderas oavsett vad det är för ändringar som finns i förändringssetet. Om denna funktion ska användas måste du försäkra dig om att de ändringarna som finns i användarens förändringsset INTE kan påverka resten av verksamheten.

Öppna användarhanteraren

1.I menyraden, välj Administration > Användarhanterare.

Alternativ i dialogen

Exportera hela fliken eller valda rader i fliken till kalkylprogram.

Exportera hela fliken eller valda rader i fliken till textfil.

Exportera hela fliken eller valda rader i fliken till pdf.

Filtrera sökningen på specifika roller.

Skapa ny användare, roll eller avdelning.

Skapa en kopia av en redan existerande användare.

Redigera en vald användare, roll eller avdelning.

Radera befintlig användare, roll eller avdelning.

Högerklicksmeny i användarhanteraren

Det är även möjligt att välja en användare eller en roll, högerklicka på användaren eller rollen för att få upp en högerklicksmeny som innehåller följande:

Funktion	Förklaring
Visa roller för användaren	Funktionen öppnar fönstret Roller för användaren. I fönstret kan man antingen välja att visa fönstret som Lista eller Träd och fönstret visar alla användarens roller samt vilka roller som rollerna innehåller (vid val av alternativet Träd). fönstret går att exportera till ett kalkylprogram för vidare hantering.
Visa roller för flera användare	Funktionen blir tillgänglig när man markerar fler än en användare i listan. Se mer information längre ner i kapitlet.
Redigera	Funktionen öppnar direkt fönstret Redigera användare (se nedan för mer information)
Radera	Funktionen öppnar direkt fönstret Bekräfta radering (se nedan för mer information)
Visa roller för rollen	Funktionen öppnar fönstret Roller för rollen. I fönstret kan man antingen välja att visa fönstret som Lista eller Träd och fönstret visar alla rollens roller samt vilka roller som rollerna innehåller (vid val av alternativet Träd). fönstret går att exportera till ett kalkylprogram för vidare hantering. Fliken Lista ner: Listar de roller som rollen har. Fliken Lista upp: Listar de roller som har rollen. Fliken Träd ner: Listar de roller som rollen har i en trädstruktur. Fliken Träd upp: Listar de roller som har rollen i en trädstruktur.

Rapporter i frågeverktyget

Under Frågeverktyg > Rapporter > Användare och roller finns följande rapporter som kan komma till användning när användare och roller ska hanteras:

•Användarinformation

•Användare med roll

•Roller för användare

•Användares rolldifferens

•Roller som ger rättighet på otyp/subtyp

•Förändringar av användare

•Förändringar av användarroller

•Förändringar av roller

•Förändringar av roller för roller

Användare med roll

I frågeverktyget kan rapporten Användare med roll användas för att söka ut alla användare som har en specifik roll.

1.I frågeverktyget flik Rapporter, välj Användare och roller > Användare med roll.

Det är endast användare som har administrationsrättigheter för användarhanteringen som kan se och använda rapporten.

Rollen väljs genom att använda rullgardinslistan för Roll. Rullgardinslistan innehåller alla roller som finns i systemet, är obligatorisk och måste anges för att knappen Sök ska aktiveras.

Det går även att välja ett specifikt företag om så önskas i rullgardinslistan Företag. Detta förutsätter då att användarna i systemet är indelade i olika företag. Se avsnitt Företag ovan.

Sökresultatet kommer då att begränsas till det företag som har valts i rullgardinslistan Företag.

Kryssrutan Inkludera inaktiva användare tar även med de användare som har blivit inaktiverade i användarhanteringen.

Sökresultatet innehåller kolumnerna Användarnamn, Förnamn, Efternamn, E-post, Mobiltelefon, Företagsnamn (företag) samt Aktiv (1=aktiv 0=inaktiv).

Roller för användare

I frågeverktyget kan rapporten Roller för användare användas för att söka ut alla roller som en specifik användare har.

1.I frågeverktyget flik Rapporter, välj Användare och roller > Roller för användare.

Det är endast användare som har administrationsrättigheter för användarhanteringen som kan se och använda rapporten.

Fältet Användarnamn är obligatoriskt och måste fyllas i för att knappen Sök ska aktiveras. Alla användarnamn som matchar det inmatade kommer att listas i sökresultatet tillsammans med de roller som användaren har. Resultatet kommer att sorteras per användare.

Det går även att välja ett specifikt företag om så önskas i rullgardinslistan Företag. Detta förutsätter då att användarna i systemet är indelade i olika företag. Se avsnitt Företag.

Kryssrutan Inkludera inaktiva användare tar även med de användare som har blivit inaktiverade i användarhanteringen.

Sökresultatet innehåller kolumnerna Användarnamn, Roll, Förnamn, Efternamn, E-post, Mobiltelefon, Företagsnamn (företag) samt Aktiv (1=aktiv 0=inaktiv).

Användares rolldifferens

I frågeverktyget kan rapporten Användares rolldifferens användas för att jämföra roller mellan två användare.

1.I frågeverktyget flik Rapporter, välj Användare och roller > Användares rolldifferens.

Båda användarnamnen måste vara korrekt stavade för att få ut ett korrekt resultat för rollerna. Om ett användarnamn är felstavat medan det andra användarnamnet är korrekt stavat så kommer du inte att få upp något sökresultatet.

De obligatoriska fälten för Användare måste fyllas i med de användarnamn som man vill jämföra för att knappen Sök ska bli aktiverad.

Sökresultatet kommer sedan att lista de roller som skiljer sig mellan användarna genom kolumnerna Endast och Roll.

Kolumnen Endast listar användarnamnet medan kolumnen Roll listar rollerna.

Roller som ger rättighet på otyp/subtyp

I frågeverktyget kan rapporten Roller som ger rättighet på otyp/subtyp användas för att generera en lista över roller som visar om de har läs- eller skrivåtkomst för en given otyp och subtyp, samt om behörigheten är direkt tilldelad rollen eller ärvd.

1.I frågeverktyget flik Rapporter, välj Användare och roller > Roller som ger rättighet på otyp/subtyp.

Förändringar av användare

Rapporten Förändringar av användare visar vilka användare som har ändrats, vilka typer av ändringar som gjorts, när de gjordes och av vem. Rapporten visar också om användaren är aktiv eller inaktiv.

1.I frågeverktyget flik Rapporter, välj Användare och roller > Förändring av användare.

Begränsa sökningen genom att:

•Ange Användarnamn på den ändrade användaren

•Ange användarnamn på personen som gjort ändringen i fältet Ändrad av

•Filtrera på vilken Typ av ändring som gjorts (Skapad, Uppdaterad eller Raderad) eller Alla dessa typer av ändringar

•Ange tidsperiod för när ändringarna har gjorts i fälten Endast före och Endast efter

Sökresultatet innehåller kolumnerna Typ av ändring, Användarnamn, Förnamn, Efternamn, SSO-namn, E-post, Mobiltelefon, Aktiv (1=aktiv, 0=inaktiv), Ändrad av och Ändringsdatum.

Förändringar av användarroller

Rapporten Förändringar av användarroller visar vilka användare som har ändrats, vilka typer av ändringar som har gjorts, vilka roller som de har tilldelats eller blivit fråntagna, när ändringarna gjordes och av vem.

1.I frågeverktyget flik Rapporter, välj Användare och roller > Förändring av användarroller.

Begränsa sökningen genom att:

•Ange Användarnamn på den ändrade användaren

•Ange användarnamn på personen som gjort ändringen i fältet Ändrad av

•Filtrera på vilken Typ av ändring som gjorts (Tillagd eller Borttagen) eller Alla dessa typer av ändringar

•Ange tidsperiod för när ändringarna har gjorts i fälten Endast före och Endast efter

Sökresultatet innehåller kolumnerna Typ av ändring, Användarnamn, Roll, Ändrad av och Ändringsdatum.

Förändringar av roller

Rapporten Förändringar av roller visar vilka användarroller som har ändrats, vilka typer av ändringar som gjorts, när de gjordes och av vem. Rapporten visar också om användarrollen är aktiv eller inaktiv.

1.I frågeverktyget flik Rapporter, välj Användare och roller > Förändring av roller.

Begränsa sökningen genom att:

•Ange Roll på den ändrade rollen

•Ange användarnamn på personen som gjort ändringen i fältet Ändrad av

•Filtrera på vilken Typ av ändring som gjorts (Skapad, Uppdaterad eller Raderad) eller Alla dessa typer av ändringar

•Ange tidsperiod för när ändringarna har gjorts i fälten Endast före och Endast efter

Sökresultatet innehåller kolumnerna Typ av ändring, Roll, Aktiv (1=aktiv, 0=inaktiv), Ändrad av och Ändringsdatum.

Förändring av roller för roller

Rapporten Förändringar av roller för roller visar vilka användarroller vars roller har ändrats, vilka typer av ändringar som gjorts, när de gjordes och av vem. Här används rollens namn som användarnamn.

1.I frågeverktyget flik Rapporter, välj Användare och roller > Förändring av roller för roller.

Begränsa sökningen genom att:

•Ange Roll på den ändrade rollen

•Ange användarnamn på personen som gjort ändringen i fältet Ändrad av

•Filtrera på vilken Typ av ändring som gjorts (Tillagd eller Borttagen) eller Alla dessa typer av ändringar

•Ange tidsperiod för när ändringarna har gjorts i fälten Endast före och Endast efter

Sökresultatet innehåller kolumnerna Typ av ändring, Roll, Aktiv (1=aktiv 0=inaktiv), Ändrad av och Ändringsdatum.

Fliken Användare

Fliken Användare visar en tabell över alla användare som finns i systemet och deras registrerade kontaktuppgifter. Verifiering av att en användare är aktiv visas i kolumnen Aktiv. Om ett tidsbestämt datum är satt för att en inloggning ska sluta gälla, kommer det att visas i kolumnen Inloggning upphör att gälla. I kolumnen för Senaste inloggning visas vilket datum och vilken tid som användaren senast var inloggad. För att söka fram specifika användare går det att använda filterfältet.

Skapa ny användare

1.Tryck för att skapa en ny användare. En dialog öppnas.

De rosa fälten är obligatoriska och måste fylllas i för att knappen Verkställ ska aktiveras.

2.Fyll i relevant data i fälten för Generell information.

3.I fliken Roller, välj de roller som den nya användaren ska ha tillgång till genom att flytta rollerna från listan Tillgängliga till listan Valda med pilknapparna. Håll pekaren ovanför de olika rollerna för att få upp information om rollen.

4.För Organizer, i fliken Inkorgar (Organizer) välj vilka inkorgar användaren ska ha tillgång till.

5.Tryck Verkställ för att spara den nya användaren.

6.Fyll i det nya lösenordet, bekräfta lösenordet och tryck OK. Om engångslösenord ska användas måste fältet för e-post fyllas i för att radioknappen ska aktiveras. Den nya användaren har sparats och ligger i fliken Användare. Det går nu att logga in i applikationerna med den nyss skapade användaren och lösenordet som skrevs in.

Skapa ny användare av

1.Tryck för att skapa en ny användare som en kopia av en redan existerande användare. En dialog öppnas.

De rosa fälten är obligatoriska och måste fylllas i för att knappen Verkställ ska aktiveras.

2.Fyll i relevant data i fälten för Generell information. Roller och inkorgar har kopierats från den ursprungliga användaren.

3.Tryck Verkställ för att spara den nya användaren. Fönstret för Nytt lösenord öppnas.

4.Fyll i det nya lösenordet, bekräfta lösenordet och tryck OK. Om engångslösenord ska användas måste fältet för e-post fyllas i för att radioknappen ska aktiveras. Den nya användaren har sparats och ligger i fliken Användare. Det går nu att logga in i applikationerna med den nyss skapade användaren och lösenordet som skrevs in.

Redigera befintlig användare

1.Markera den användaren som ska ändras och tryck .

2.Gör önskade ändringar.

3.Tryck Verkställ för att spara den nya informationen.

Radera användare

1.Markera den användaren som du vill radera och tryck . En dialog öppnas.

Du kan markera och radera flera användare samtidigt.

2.För att bekräfta raderingen, tryck Ja. Användaren försvinner från fliken Användare.

Filtrering

Knappen Välj att endast visa användare med specifika roller gör det möjligt att filtrera på roller. Sökresultatet kommer här då endast att lista de användare som har den eller de roller som man har filtrerat på i fönstret Filtrera som öppnas när funktionen aktiveras.

1.Tryck för att öppna fönstret Filtrera.

2.Använd rullgardinslistan för att välja ut en specifik roll som du vill filtrera på eller välj alternativet Välj flera... om flera roller ska väljas.

3.Om alternativet Välj flera... har valts så öppnas fönstret Välj flera.

4.I fönstret som öppnas listas alla roller i systemet. Bocka för de roller som du vill ska ingå i filtreringen och tryck OK. Alla användare som har de valda rollerna tilldelade sig, listas i sökresultatet.

Hantera roller för flera användare samtidigt

Det är möjligt att hantera roller för flera användare samtidigt genom att markera användarna med hjälp av Shift eller Ctrl.

1.Markera de användare som du vill hantera roller för

2.Högerklicka och välj Hantera roller. En dialog öppnas.

3.De användare som du har valt finns i den översta delen av fönstret under Markerade användare. Här listas användarnas Användarnamn, Förnamn och Efternamn. Under Roller listas alla tillgängliga roller. Sök fram den roll/roller som du vill tilldela de valda användarna, markera dem och använd den blå pilen som pekar till höger för att flytta de valda rollerna till kolumnen Valda. Siffrorna som finns listade inom parentes listar hur många av de valda användarna som redan har den specifika rollen.

4.Om det är någon roll som behöver tas bort för användarna så väljer du de rollerna som ska tas bort i kolumnen Valda, markerar rollerna och använder den blå pilen som pekar till vänster för att flytta dem tillbaka till kolumnen Tillgängliga.

5.Tryck Spara för att spara de ändringar som har gjorts.

Visa roller för flera användare

Det är möjligt att visa roller för flera användare samtidigt. Funktionen är användbar när t.ex. en användare ser vissa saker i applikationen som den andra användaren inte ser. Genom att jämföra rollerna mellan de båda användarna går det att se vilken/vilka roller som skiljer de båda användarna åt.

1. Markera fler än en användare i listan.

2. Högerklicka och välj Visa roller för flera användare. Ett fönster öppnas för varje enskild användare som valts i listan. Här går det att se vilka roller som varje enskild vald användare har tillgång till.

Fliken Roller

Fliken Roller visar en tabell över alla roller som finns i systemet, vem som skapade rollen och vilket datum rollen skapades. Verifiering av att en roll är aktiv visas i kolumnen Aktiv. I kolumnen för Anteckning finns det möjligheter att lägga till t.ex. en beskrivning för rollen. För att söka fram specifika roller går det att använda Filter fältet.

Se avsnitt Roller för mer information om roller.

Skapa en ny roll

1.Tryck för att skapa en ny roll. En dialog öppnas.

De rosa fälten är obligatoriska och måste fylllas i för att knappen Verkställ ska aktiveras.

2.Fyll i relevant rollinformation.

3.Om den nya rollen ska innehålla några redan befintliga roller, välj dessa. Håll pekaren ovanför de olika rollerna för att få upp information om rollen.

4.Tryck Verkställ. Den nya rollen läggs till i fliken Roller.

Redigera en befintlig roll

1.Markera den roll som du vill ändra på och tryck . En dialog öppnas.

2.Gör önskade ändringar.

3.Tryck Verkställ för att spara den nya informationen.

Radera en roll

1.Markera den roll som du vill radera och tryck . En dialog öppnas.

2.För att bekräfta raderingen, tryck Ja. Rollen försvinner från fliken Roller.

Filtrering

Knappen Välj att endast visa roller med specifika underroller gör det möjligt att filtrera på roller med underroller. Sökresultatet kommer här då endast att lista de roller som har den eller de specifika underroller som man har filtrerat på i fönstret Filtrera som öppnas när funktionen aktiveras.

1.Tryck för att öppna fönstret Filtrera.

2.Använd rullgardinslistan för att välja ut en specifik underroll som du vill filtrera på eller välj alternativet Välj flera... om flera underroller ska väljas.

3.Om alternativet Välj flera... har valts så öppnas fönstret Välj flera.

4.I fönstret som öppnas listas alla roller i systemet. Bocka för de roller som du vill ska ingå i filtreringen och tryck OK.

5.Alla roller som har de valda underrollerna tilldelade sig, listas i sökresultatet.

Fliken Avdelningar

Fliken Avdelningar visar en tabell över alla avdelningar som finns i systemet. Här kan du som administrerar användare och roller även lägga till olika avdelningar som sedan skapade användare kan kopplas till. I fönstret för Redigera användare finns det en drop-down meny för avdelningar där det går att välja mellan alla skapadeavdelningar. I kolumnen för Anteckning finns det möjligheter att lägga till t.ex. en beskrivning för avdelningen och för att söka fram specifika avdelningar går det att använda sökfältet.

Skapa ny avdelning

1.Tryck för att skapa en ny avdelning. En dialog öppnas.

De rosa fälten är obligatoriska och måste fylllas i för att knappen Verkställ ska aktiveras.

2.Fyll i information och tryck Verkställ för att spara den nya avdelningen.

3.Den nya avdelningen läggs till i fliken Avdelningar.

Redigera befintlig avdelning

1.Markera den avdelning som du vill ändra på och tryck . En dialog öppnas.

2.Gör önskade ändringar.

3.Tryck Verkställ för att spara den nya informationen.

Radera avdelning

Det går inte att radera en avdelning som är tilldelad en användare.

1.Markera den avdelning som du vill radera och tryck . En dialog öppnas.

2.För att bekräfta raderingen, tryck Ja. Avdelningen försvinner från fliken Avdelningar.

Mer information

Tvåstegsverifiering

Om kryssrutan tvåstegsverifiering bockas i, kan användaren använda sig av tvåstegsverifiering för att öka säkerheten vid inloggning. Användaren får då möjlighet att skanna en QR-kod för att säkerställa inloggning. Om tvåstegsverifiering sätts, kommer följande knappar att ha aktiveras nästa gång formuläret för användaren öppnas:

Generera ny nyckel:

Gör att en ny nyckel, en QR-kod genereras. Denna kod kan då skannas av och sedan efterfrågas en verifieringskod från Google Authenticator. Fyll i koden och klicka på knappen OK.

Ta bort nyckel:

Gör att användaren måste generera en ny nyckel vid nästa inloggning.

Glöm användare på alla datorer:

Glömmer användaren på alla datorer och gör att användaren måste ange en kod vid nästa inloggning.

Konfigurera tvåstegsverifiering

Det går även att konfigurera hur tvåstegsverifieringen ska fungera per default vid applikationsstart. Den kan antingen vara Disabled, Optional eller Force. Kontakta kundansvarig eller Digpro support för mer information om uppsättning av tvåstegsverifiering.

•Om konfigureringen är satt till Disabled, kommer möjligheten till tvåstegsverifiering att försvinna i applikationen. Koden verifieras dock för användare som redan har den angiven.

•Om konfigureringen är satt till Optional, så aktiveras tvåstegsverifieringen och det kommer att synas i applikationen på samma sätt som är beskrivet ovan.

•Om konfigureringen är satt till Force så måste användaren skanna en QR-kod vid inloggning samt att användaren även måste ange den resulterande koden.

SSO-namn

I fältet SSO-namn så finns knappen Hämta information från Windows Active Directory-konto som gör det möjligt att hämta information från Active Directory. Indata är sso-namn. Detta måste konfigureras innan det kan fungera korrekt. Kontakta Digpro Support eller er kundansvarig för mer information.